Стежте за термінами, делегуйте, контролюйте 

 

Інструменти управління завданнями і проектами допомагають керівникам контролювати своєчасне виконання завдань у підрозділі, а підлеглим - не допускати порушень. В рамках проекту враховуються витрати часу та інших ресурсів на виконання завдань.

Завдання інтегровані з документами і календарями. Ви завжди бачите, яке завдання до якого терміну потрібно виконати. Із завданнями можна працювати в Екстранеті разом з вашими партнерами і клієнтами.

 

Управління завданнями і проектами онлайн

 

Поставити завдання співробітнику можна всього в «один клік»! Напишіть, що потрібно зробити, коли і хто за це відповідає. Далі – перевіряйте результат.

Якщо у завдань з'являється лічильник, це значить, ви не вклалися в дедлайн, не оцінили завдання, що вимагає вашої уваги і т.д. Лічильник явно показує, що в задачах затор, і пора їх зрушити з мертвої точки.

Лічильники показують кількість завдань з порушеннями, які допомагають стежити за виконанням, не забувати про терміни, дозволяють легко контролювати роботу підлеглих.

Додавайте власні поля в завдання (наприклад, поле «Бюджет»), якщо у вас є специфічні вимоги.

Поставте завдання відразу з обговорення в Живій стрічці (з повідомлення чи коментаря).

 

Діаграма Ганта

 

Завдання можна представити у вигляді планувальника проектів - діаграми Ганта - класичної стрічкової діаграми, що наочно відображає часові рамки завдань, причому в тій послідовності, в якій вони повинні проходити на протязі проекту.

Глянувши на діаграму, ви відразу бачите скільки всього завдань за проектом, скільки з них завершено і скільки знаходиться в роботі, які завдання прострочені, а які - взагалі без терміну.

Зробіть великий проект легко читаним: на діаграмі Ганта ви бачите візуальне подання тривалості та строків за всіма своїми завданнями.

Діаграма Ганта підтримує зв'язки між завданнями. Тепер якщо проект змістився, достатньо вказати нову дату його початку - всі інші завдання в проекті автоматично перемістяться. При зміні дати початку або завершення завдання, змінюється дата виконання пов'язаного завдання.

Діаграма Ганта в Бітрікс24 підтримує 4 типи зв'язків:

  • Завдання починається після завершення попереднього (Фініш > Старт)
  • Одночасний початок завдань (Старт > Старт)
  • Одночасний «дедлайн» за завданнями (Фініш > Фініш)
  • Терміни головного завдання автоматично розширюються в залежності від строків підзавдань
  • При завершенні всіх підзавдант завершується головне
  • При зміщенні головного завдання на діаграмі Ганта рухаються підзавдання

 

Ролі в завданнях

Швидко переходьте до найважливіших завдань у роботі, які потребують вашої уваги. Перегляньте розділи завдань «Роблю», «Допомагаю», «Доручив», «Спостерігаю», «Все». Де «горять» червоні лічильники? Скільки завдань всього, нових, прострочених або без крайнього терміну? Контролюйте завдання, за які відповідаєте особисто. 

Чим завантажені підлеглі? У розділі «Керую» для керівників – зведення за завданнями підлеглих. Розділ «Проекти» допомагає керувати загальним ходом робіт за проектами.

 

Готові звіти за завданнями

 

Оцініть роботу із завданнями. Дізнайтеся, скільки часу кожен співробітник витратив на окреме завдання або проект, скільки завдань у роботі, скільки завершено і т.п. Усі звіти вивантажуються в Excel. 

Наприклад, звіт по ефективності дозволить швидко визначити, наскільки результативно працює кожен співробітник, відділ і вся компанія. Звіт по ресурсам допоможе оцінити витрати часу по робітникам/відділам/проектам, а також підрахувати час на виконання завдання.

  

Облік зайнятості

Увімкніть облік часу відразу ж при створенні нового завдання. Завдайте планові витрати часу за завданням і контролюйте його витрати: хто з підлеглих вкладається, а хто ні. 

Слідкуйте за зайнятістю співробітників на діаграмі. 

Сформуйте звіти за витратами часу і підведіть підсумки роботи за місяць - за відділом й за кожним співробітником. 

Погляньте на лічильник мінімізованої панелі «Робочий день» - ви побачите, скільки часу ви вже витратили на завдання і чи є у вас на це час. Не допускайте перевитрат - вчасно ставте завдання на паузу або переходьте до іншого.

 

Інтеграція з Бітрікс24.Диск і CRM

 

Є різні програми для управління проектами. На відміну від них, інструменти «Бітрікс24» тісно взаємопов'язані. Вам потрібно прикріпити файл до завдання? Просто виберіть потрібний файл на «Бітрікс24.Диску»!

Створіть новий документ за допомогою Google Docs або Microsoft Office Online і тут же завантажте завдання. І не потрібно зберігати документи на жорсткий диск комп'ютера, щоб звідти прикріплювати до завдань. Дозвольте учасникам завдання редагувати прикріплений вами документ, і вони його не тільки переглянуть, але і зможуть змінити.

Якщо ви ведете роботу з клієнтами CRM, вкажіть у завданні, до якого клієнту воно відноситься - інформація з'явиться і в завданні, і в CRM. Управління проектами і CRM - ваш надійний помічник у збільшенні продажів.

 

Онлайн управлiння проектами

Об'єднайте співробітників в робочі групи за допомогою звичних всім механізмів із соціальних мереж, організуйте спільну роботу над проектами. Оптимізуйте спілкування за допомогою внутрішньої системи зв'язку - це і комунікації в компанії поліпшить, і ефективність роботи підвищить. Адже в цих групах можна не тільки вести тематичні обговорення, а й фіксувати їх результати, а також ставити завдання та контролювати їх виконання. 

Нове завдання швидко створюється в спеціальній формі. Полегшений візуальний редактор дозволяє без зусиль оформити опис завдання.

 

Чек-лист

Додайте до задачі чек-лист та читайте за ходом її виконання. Це дуже зручно використовувати, коли завдання потрібно виконувати поетапно або в задачі багато співвиконавців. 

Учасники завдання можуть додати в чек-лист свої пункти і викреслити виконані, поставивши галки в чек-листі. За закресленим рядкам чек-листа ви відразу побачите, на якій стадії виконання знаходиться завдання.

 

Шаблони завдань

Використовуйте шаблони, щоб швидко створювати повторювані завдання. За шаблоном завдання може повторюватися автоматично за заданим вами розкладом (наприклад, підготовка звіту: раз на тиждень по понеділках) або вручну для складних завдань (наприклад, перевірка договору, коли для юриста необхідно надати список даних по контрагенту).

В шаблоні можна відразу вказати відповідальних, спостерігачів, додати термін (період: через деякий час після створення завдання повинно бути завершено), чек-лист, підзавдання, налаштувати автоматичне повторення завдання.

 

Конструктор звiтiв

За допомогою конструктора звітів співробітники вашої компанії збирають, відфільтровують, сортують дані і представляють їх керівникам у необхідному вигляді. Універсальний конструктор звітів дозволяє швидко сформувати потрібний звіт і оцінити ефективність, трудомісткість і тимчасові витрати за проектами і завданнями.

 

Конструктор фiльтрiв

Залиште у списку завдань тільки потрібні в даний момент. Відсортуйте список за допомогою вбудованого гнучкого фільтру. Застосуйте готові фільтри до списку завдань. 

Створіть скільки завгодно власних фільтрів за допомогою візуального конструктора. Залиште свої персональні фільтри і використовуйте їх багаторазово.

Сформуйте вибраний список завдань, з якими плануєте працювати найближчим часом. Додавайте в «Обране» завдання зі списку, картки або «Живої Стрічки».

Як користуватися фільтром у завданнях